1. Các qui trình hoạt động chuẩn là gì?
Qui trình hoạt động chuẩn hay còn gọi là SOPs là bản miêu tả chi tiết về các qui trình chung thường được sử dụng trong nội bộ một tổ chức. Mỗi SOPs có một kết quả (đầu ra) mong muốn (những gì bạn muốn sẽ là kết quả của SOP) và đo lường được (bạn biết như thế nào nếu công việc được thực hiện). Bạn có thể quyết định chuẩn hoá một số hoạt động trong toàn bộ tổ chức của bạn.
SOPs không chỉ bao gồm việc sắp xếp các hoạt động theo quá trình, mà còn bao gồm cả việc sử dụng những phương pháp và các chính sách giải quyết vấn đề.
Chú ý: Bạn không cần phải triển khai áp dụng một hệ thống quản lý chuẩn để tiêu chuẩn hoá các qui trình của bạn; tuy nhiên triển khai hoạt động này sẽ giúp bạn nếu trong tương lai bạn quyết định triển khai áp dụng một hệ thống như thế. Đó là bước đầu tiên của mô hình “ Hãy nói những gì bạn làm, và sau đó, hãy làm những gì bạn nói” trong kinh doanh.
2. Tại sao SOPs lại có ích?
SOPs mô tả cách tiến hành một công việc, tạo ra sự nhất quán khi làm việc, thậm chí ngay cả khi người có trách nhiệm thực hiện công việc vắng mặt. Mô hình lý tưởng là chuẩn hóa phương pháp thực hiện công việc theo định kỳ, qua đó công việc lần nào cũng được hoàn thành và hoàn thành theo cách giống nhau, hiệu quả và an toàn.
3. SOPs giúp bạn như thế nào?
SOPs giúp thiết lập quy trình công việc hàng ngày để giảm thiểu sự khác nhau trong cách hoàn thành công việc. Bằng phương pháp này, có thể nhận thấy chất lượng được duy trì và cải tiến liên tục. Việc khắc phục hoặc cải tiến một quá trình sẽ dễ dàng hơn nhiều khi quá trình được thực hiện một cách nhất quán. Văn bản hóa “những việc bạn làm” là bước quan trọng để “cải tiến những gì bạn làm”.
4. Bạn có thể áp dụng SOPs ở đâu?
SOPs được áp dụng những nơi có một công việc thường làm hàng ngày, một hoạt động hay quá trình lặp đi lặp lại. SÓP xác định người có trách nhiệm thực hiện công việc, công việc cần được thực hiện như thế nào, và họ cần thực hiện theo một cách nhất quán. Khi SOPs được soạn thảo ra thì bạn cần đảm bảo rằng nó sẽ được triển khai áp dụng một cách đúng đắn. Điều này liên quan đến việc đào tạo nhân viên và kiểm tra xem SOPs có được hiểu rõ và sử dụng đúng không. Tốt nhất nên sử dụng SOP tại các khu vực có nguy cơ rủi ro về chất lượng trong công ty của bạn.
5. SOPs mang lại lợi ích cho ai?
SOPs giúp cho nhóm cải tiến chất lượng xác định được một cách toàn diện và có tổ chức những vấn đề liên quan đến chất lượng, năng suất, môi trường, sức khoẻ và an toàn. SOPs không chỉ có ích cho việc đào tạo những người mới đến mà nó còn làm các thành viên mới chuyển biến nhanh hơn.
Về cơ bản, toàn bộ tổ chức thấy được lợi ích từ, SOPs khiến tổ chức đạt năng suất hơn, hoặc có thể ngăn ngừa những tai nạn xảy ra.
