1. Lựa chọn sự ưu tiên là gì?
Lựa chọn sự ưu tiên là việc gán giá trị cho các sự việc, vấn đề hoặc cơ hội cải tiến và sau đó sắp xếp thứ tự theo các giá trị đã xác định nhằm giải quyết vấn đề ở vị trí cao nhất trước.
Lựa chọn sự ưu tiên đòi hỏi thiết lập các tiêu chí mà có ảnh hưởng đến cách thức giải quyết vấn đề xét trên tình huống tổng thể (như Biểu đồ Pareto), hoặc chi phí liên quan tới từng phương án (như kết quả của Đánh giá chi phí tổng thể), hoặc các mục tiêu hay tiêu chí chủ quan khác (như Ma trận ra quyết định).
Khi các tiêu chí được lựa chọn, tỷ trọng của từng tiêu chí cần được xác lập và tiến hành đánh giá các sự việc theo các tiêu chí đó..
TIP Khi ưu tiên hóa sự việc, Huy động trí tuệ tập thể (11.1) để hoàn thiện các tiêu chí này, tính toán và đo lường hoặc kỹ thuật đếm sẽ được sử dụng trong suốt quá trình đánh giá.
2. Tại sao Lựa chọn sự ưu tiên có ý nghĩa?
Lựa chọn sự ưu tiên có ý nghĩa bởi nó cho phép sự phân bố khách quan nguồn lực cho điều gì là quan trọng nhất đối với mục tiêu của bạn. Hầu như không tổ chức nào cho rằng mình sở hữu một nguồn lực vô hạn, và vì thế, cách sử dụng nguồn lực thông minh là “làm những việc quan trọng trước”.
3. Lựa chọn sự ưu tiên hỗ trợ như thế nào?
Lựa chọn sự ưu tiên sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về việc phân bổ nguồn lực thế nào cho hiệu quả.
4. Lựa chọn sự ưu tiên được áp dụng tại đâu?
Nó được áp dụng bất cứ khi nào bạn có nhiều phương án và cần lựa chọn.
5. Khi nào Lựa chọn sự ưu tiên có ý nghĩa?
Lựa chọn sự ưu tiên có ý nghĩa khi bạn cần phân bổ một nguồn lực giới hạn cho nhiều phương án (như nhiều phương án hơn nguồn lực hiện có).
6. Lựa chọn sự ưu tiên đem lại lợi ích cho ai?
Các cấp lãnh đạo trưch tiếp có lợi từ việc cải tiến sự phân bổ nguồn lực; kết quả là sẽ hoạch định tốt hơn và kiểm soát chi phí tốt hơn. Xét về tổng thể, nó mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.
Lưu ý: Việc đưa ra các quyết định trong điều kiện hạn chế về nguồn lực là một công việc khó. Thiết lập mức độ ưu tiên sẽ đem lại cái nhìn toàn diện về cái mà bạn cần làm trước. Nó sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn để tiếp tục thực hiện dự án. Những thành công đạt được sẽ là bằng chứng thuyết phục cho Lãnh đạo cấp cao và đảm bảo tính sẵn có của nguồn lực trong tương lai.
|
Vấn đề |
Mức nghiêm trọng |
Tần suất |
Chi phí giải quyết |
Chi phí ngừng hoạt động |
Điểm (1-10) 10 cần được ưu tiên |
|
NĂNG SUẤT |
|
Tiêu thụ nguyên liệu |
Cao |
Thường xuyên |
Cao |
Cao |
9 |
|
Chất lượng sản phẩm |
Trung bình |
82% tốt |
Vừa phải |
Vừa phải đến Cao |
6 |
|
Vệ sinh nơi làm việc |
Cao |
Thường xuyên |
Rất thấp |
Vừa phải |
10 |
|
MÔI TRƯỜNG |
|
Đáp ứng các yêu cầu của luật pháp |
Trung bình đến Cao |
Đôi lúc trong không khí, thường trong nhánh, dòng. |
Cao |
Cao |
7 |
|
KINH DOANH |
|
Số hàng khách trả về |
Rất thấp |
5% |
Rất thấp |
Cao |
4 |