1. Các công cụ nhóm là gì?
Đó là quá trình giúp một nhóm tự chuyển đổi từ cách tập hợp các cá nhân riêng lẻ thành một tập thể có khả năng làm việc hiệu quả. Mục đích là tối ưu hóa các nỗ lực làm việc của cá nhân khi giải quyết cung một mục tiêu mặc dù họ đang làm những công việc khác nhau. Hãy nghĩ tới yêu cầu về sự gắn kết trong một nhóm chạy tiếp sức; mỗi người phải chịu trách nhiệm cho một đoạn đua, nhưng chính khả năng phối hợp và cổ vũ lẫn nhau nhau đã tạo nên sự khác biệt giữa đội vô địch và các đội khác. Điều quan trọng cần chú ý là kết quả cuối cùng không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào và cách duy nhất để cá nhân chiến thắng là cả đội phải chiến thắng.
TIP Thiếu sự đồng lòng hoặc thiếu cách tiếp cận theo nhóm có thể là lí do khiến nỗ lực của nhóm cải tiến bị thất bại. Những tổ chức thành công thực sự tồn tại được vì mọi người để cho mọi việc diễn ra. Dành thời gian để xây dựng cầu nối giữa các thành viên trong nhóm cũng quan trọng như việc tập luyện trong nhóm chạy tiếp sức vậy.
Các công cụ nhóm được chia thành 4 bước:
a) Hình thành (forming): Nhóm cần được thành lập với các thành viên được lựa chọn. (các thành viên của nhóm là do người có thẩm quyền lựa chọn, có thể là trưởng nhóm). Đôi khi trong nhóm có thể xem xét lấy thêm nguồn nhân lực cần thiết khác để đạt được mục tiêu. Nhóm phải linh hoạt và không hạn chế tiếp nhận những người khác khi cần, dù chỉ là tạm thời.
b) Xung kích (storming): Đây là bước chủ động đưa ra ý kiến của các cá nhân. Những phẩm chất, trình độ, kỹ năng và thái độ của mọi người được bộc lộ, qua đó, mọi người có thể học hỏi lẫn nhau và tổng hợp thành một nhóm. Bước này bao gồm cả việc xem xét và phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu của từng người, và có thể là thời gian đầu có mâu thuẫn về quan điểm.
c) Chuẩn hóa (norming): Đây là điểm mà các cá nhân bắt đầu hiểu động cơ của nhóm và cảm thấy thoải mái với cách làm việc của nhóm. Trong giai đoạn này, nhóm có thể thiết lập các chính sách và qui trình để tự quản lý. Cũng có thể thiết lập các mục tiêu và tiêu chí của nhóm về đưa ra các quyết định.
d) Thực hiện (performing): đến lúc này thì hoàn toàn không còn dấu vết của chủ nghĩa cá nhân mà mọi người bắt đầu theo hành vi của nhóm. Điều đó không có nghĩa là các cá nhân phải dừng việc đưa ra các ý kiến của riêng mình mà có nghĩa là họ hiểu rằng thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào thành công của cả nhóm.
TIP Các công cụ như biểu đồ tương đồng, huy động trí não và Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Nominal Group techniquecó thể được sử dụng để đẩy mạnh hoạt động nhóm. Đừng cố gắng đốt cháy giai đoạn. Sự hình thành của một nhóm hoạt động hiệu quả là điểm mấu chốt cho sự thành công của chương trình cải tiến.
2. Tại sao công cụ nhóm lại hữu ích?
Vì nó mang lại nền tảng cơ bản cho việc phát huy sự đồng lòng nhất trí, trao quyền cho các cá nhân làm việc, tạo nên sự phối hợp khả năng của mọi người.
3. Công cụ nhóm sẽ giúp bạn như thế nào?
Công cụ nhóm sẽ giúp bạn khuyến khích sự năng động của nhóm. Công cụ nhóm có thể làm nâng cao hiệu quả của chương trình cải tiến và cho phép quản lý nguồn nhân lực theo cách mà khả năng của mỗi cá nhân và tập thể được phát huy tối đa.
4. Bạn nên áp dụng công cụ nhóm vào đâu?
Sử dụng các công cụ nhóm bất kỳ khi nào nhóm được thành lập. Tổ chức hiệu quả nhất là tổ chức hoạt động như một nhóm chạy tiếp sức ở mọi cấp độ.
5. Công cụ nhóm hữu ích nhất khi nào?
Công cụ nhóm rất hữu ích nhất khi một nhóm mới được thành lập. Quá trình này có thể lặp lại khi có những thành viên mới, khi có những thành viên tạm thời hay luân chuyển.
6. Ai sẽ có lợi khi sử dụng công cụ nhóm?
Trưởng nhóm cải tiến cùng cả nhóm đều thấy được lợi ích. Tuy nhiên các nhóm được thành lập để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Lợi ích của các công cụ nhóm trước hết là cho chính nhóm đó để cải thiện hiệu quả hoạt động của nhóm. Khi cả nhóm cùng nhau giải quyết vấn đề hiệu quả hơn thì toàn bộ tổ chức cũng sẽ có nhiều lợi ích hơn. Các công cụ này có thể áp dụng với cả những người trong nội bộ tổ chức hoặc bên ngoài hoặc kết hợp của cả hai.
