1. Huy động trí tuệ tập thể là gì?
Huy động trí tuệ tập thể là một công cụ được sử dụng rộng rãi nhằm tập hợp ý kiến trong trường hợp có sự tham gia của nhiều người có liên quan. Nó bao gồm việc thu thập, phân tích và thông qua những ý kiến có thể giải quyết được các vấn đề, cải tiến được tình trạng, xác định các sự kiện ưu tiên, hoặc thiết lập các chiến lược quảng bá năng suất xanh mới.
Bước đầu tiên của Huy động trí tuệ tập thể là xác định và tập hợp thành nhóm thích hợp những người có liên quan, có thể gồm những thành viên trong hoặc ngoài tổ chức của bạn. Để xác định những ai liên quan, bạn nên trả lời các câu hỏi sau:
-
Ai thực sự bị ảnh hưởng bởi tình trạng này?
-
Ai có thể sẽ chịu ảnh hưởng bởi các giải pháp thực hiện?
-
Ai có kiến thức, kỹ năng và năng lực để hiểu tình trạng này?
-
Ai có quyền phê duyệt các giải pháp?
-
Ai có thể điều phối và thúc đẩy được hoạt động này? Đó nên là người hiểu biết về Huy động trí tuệ tập thể, nhưng không nên là một trong các thành viên của nhóm. Điều phối viên không cần phải là một chuyên gia GP.
Bước thứ 2 là một công việc hậu cần, cần phải chọn một địa điểm phù hợp. Thường thì bất kỳ phòng họp nào cũng được, nhưng quan trọng là phải tạo thuận lợi cho quá trình Huy động trí tuệ tập thể. Bạn nên lập Danh mục kiểm tra:
-
Không gian có thoải mái cho các thành viên không? Lý tưởng là cho phép họ trao đổi trực tiếp với nhau.
-
Có các thiết bị giúp cho việc chia sẻ ý kiến được thuận lợi không? Bạn có thể sử dụng bảng trắng, máy chiếu giấy kính, máy tính xách tay và máy chiếu, v.v. Đảm bảo rằng bất cứ ai ghi chép các ý kiến đều có thể viết một cách rõ ràng.
-
Cuộc họp đó có đủ biệt lập để không bị ngắt quãng giữa chừng không?
Khi lựa chọn được địa điểm phù hợp và nhóm, bạn cần xác định vần đề cho tình trạng cần được thảo luận. Ghi nhớ những cái cần phải đạt được (ví dụ như danh sách ưu tiên, chiến lược mới, giải pháp mới, v.v). Việc này nên được thực hiện bởi điều phối viên, và mọi thành viên của nhóm đều phải có cơ hội hiểu rõ vấn đề mà họ phải giải quyết.
Khi tất cả thành viên trong đội đều thông suốt vấn đề (đôi khi cần có bước chia sẻ nhận thức để đảm bảo họ hiểu rõ vấn đề), cần khuyến khích tự do đưa ra ý kiến. Nên yêu cầu các thành viên đóng góp ý kiến ít nhất 2 lần. Trong quá trình này, cần phải làm rõ các ý kiến của cá nhân nhưng phải tránh việc chỉ trích hoặc tranh cãi (dù ý kiến đưa ra có vẻ ngoài lề).
Khi tất cả các ý kiến được chia sẻ, nên thể hiện sự ủng hộ, khuyến khích. Ý tưởng mới thường chỉ xuất hiện thông qua việc kết hợp các ý kiến trước đó. Những ý kiến tổng hợp hay được cải tiến nên được thảo luận chi tiết hơn và khi có sự ủng hộ, khuyến khích, những khái niệm này sẽ được sàng lọc hình thành quyết định cuối cùng mà bạn có thể thực hiện theo.
TIP Huy động trí tuệ tập thể được thực hiện tốt hơn khi ngay từ đầu, mọi người thông suốt các khía cạnh và phạm vị của tình trạng và có sự thấu hiểu nhất quán về các thách thức đặt ra.
2. Tại sao Huy động trí tuệ tập thể có ý nghĩa?
Huy động trí tuệ tập thể giúp bạn theo nhiều cách:
-
Các giải pháp đưa ra là kết hợp các ý tưởng của tất cả các thành viên,
-
Tất cả các thành viên thấy được đóng góp của họ trong các giải pháp đưa ra và vì thế sẵn sàng tham gia trong quá trình triển khai, và
-
Nó khuyến khích các thành viên trao đổi và xem xét các ý kiến mà có thể không được đưa ra thảo luận.
3. Huy động trí tuệ tập thể giúp bạn thế nào?
Huy động trí tuệ tập thể giúp bạn giải quyết những vấn đề có ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực khác nhau (như: bán hàng, sản xuất) và giải pháp này bao gồm cả được và mất đối với các lĩnh vực đó. Thông qua Huy động trí tuệ tập thể, bạn có thể thấy được quan điểm của các thành viên khác nhau và tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả tổ chức, không chỉ là tốt nhất cho cá nhân các thành viên.
4. Huy động trí tuệ tập thể được áp dụng tại đâu?
Có thể áp dụng Huy động trí tuệ tập thể trong mọi trường hợp khi mà điều kiện hiện tại hoặc kết quả không như mong muốn, và khi những chiến lược giải quyết vấn đề được sử dụng thông thường hoặc trước đó không đem lại hiệu quả mong đợi. Nó được sử dụng khi có nhiều hơn 1 thành viên tham gia. Có nhiều kỹ thuật Huy động trí tuệ tập thể khác nhau được ứng dụng riêng biệt.
5. Khi nào Huy động trí tuệ tập thể có ý nghĩa?
Huy động trí tuệ tập thể sẽ rất có ích nếu có sự tham gia của nhiều thành phần liên quan khác nhau và phải không có sự chỉ trích và tranh cãi trong quá trình thu thập các ý kiến mới.
6. Huy động trí tuệ tập thể đem lại lợi ích cho ai?
Lợi ích lớn nhất sẽ thuộc về tổ chức. Tuy nhiên, Huy động trí tuệ tập thể tạo điều kiện cho mọi người suy nghĩ tới những vấn đề ngoài phạm vi của mình. Họ có thể nhìn thấy được toàn cảnh vấn đề cần giải quyết chứ không chỉ trong phạm vi cá nhân của họ. Nó thúc đẩy cách tư duy hệ thống mang lại ích lợi không chỉ cho các thành viên đội Năng suất xanh mà còn cho toàn tổ chức.
