Thị trường sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ở Việt Nam ngày càng phong phú và đa dạng, người tiêu dùng có quyền lựa chọn sản phẩm thích hợp với chất lượng đáp ứng yêu cầu và giá cả phải chăng. Khi chất lượng sản phẩm tương đương nhau thì một bài toán đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là làm sao để có thể sản xuất ra sản phẩm với giá thành thấp nhất. Theo quan điểm của quản trị chất lượng toàn diện (TQM), chất lượng sản phẩm được đảm bảo trong tất cả các quá trình tạo ra sản phẩm, từ khâu nhận biết yêu cầu của khách hàng, khâu thiết kế đến khâu sản xuất và bán hàng. Trong đó, sự tham gia của con người ở tất cả các khâu là rất quan trọng.
Quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ, có các hoạt động tạo ra giá trị của sản phẩm, có những hoạt động sẽ không tạo ra giá trị (không được khách hàng chấp nhận) được gọi là lãng phí.
Theo hệ thống sản xuất của Toyota, các dạng lãng phí này bao gồm:
-
Sản xuất thừa (Overproduction): Sản xuất nhiều hơn những gì được yêu cầu. Việc này có thể gây ra sự lỗi thời của sản phẩm
-
Chờ đợi (Waiting time): Thời gian nhàn rỗi của máy móc thiết bị hay người thực hiện.
-
Khuyết tật (Defects): Các sản phẩm sai quy cách, sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất, phế liệu,…
-
Vận chuyển (Transportation): Việc vận chuyển nguyên vật liệu/bán thành phẩm giữa các quá trình/hoạt động sản xuất.
-
Di chuyển (Motion): Các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của công nhân nhự: việc di chuyển để tìm kiếm các công cụ cho quá trình sản xuất,…
-
Thao tác thừa (Overprocessing): Tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm.
-
Tồn kho (Inventory): Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
Các dạng lãng phí này có thể ẩn chứa ở bất kỳ công đoạn/quá trình nào trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mô hình cải tiến bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Sơ đồ hóa quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại: là phương pháp tiếp cận theo quá trình. Trong sơ đồ đó, các thông số sẽ được thể hiện một cách đầy đủ:
-
Các hoạt động để biến đổi các đầu vào thành các sản phẩm đáp ứng yêu cầu.
-
Thời gian thực hiện từng bước hoạt động.
-
Thời gian chờ giữa các bước thực hiện đó.
-
Khối lượng sản phẩm là đầu vào và đầu ra của mỗi hoạt động.
-
Khối lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và ở từng công đoạn.
-
Dòng thông tin quản lý đối với từng hoạt động.
Bước 2: Phân tích quá trình và nhận diện các dạng lãng phí:
-
Từ sơ đồ quá trình hoạt động, các nhà quản lý có thể áp dụng triết lý Kaizen để xem xét và đánh giá các thông số của quá trình. Các nhà quản lý cần phải đánh giá tổng thể và đưa các mục tiêu cần hướng tới đối với từng chỉ tiêu cụ thể.
-
Ở mỗi hoạt động hay mỗi quá trình, dựa vào triết lý Kaizen, người quản lý cần phân tích các dạng lãng phí.
-
Việc phân tích này có thể lập thành ma trận (gọi là ma trận lãng phí với cột: Lãng phí và dòng: đối tượng lãng phí), còn các dạng lãng phí cụ thể sẽ được liệt kê trong các ô của ma trận.
Bước 3: Các giải pháp để giảm trừ các lãng phí:
-
Sắp xếp lại hoạt động sản xuất (đặc biệt là trong sản xuất) theo phương pháp cân bằng sản xuất (line balancing) và sơ đồ tế bào (cellular layout)
-
Dùng hệ thống Kanban (hay còn gọi là visual management) ở tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kanban là hệ thống nhận biết yêu cầu về sản phẩm hay vị trí yêu cầu của sản phẩm nhằm giảm thời gian di chuyển và sản xuất thừa.
-
Tối đa hóa dòng chảy liên tục giữa các hoạt động trong sản xuất, giảm thiểu tồn kho tối đa các công việc/bán thành phẩm trong quá trình sản xuất.
-
Chuẩn hóa các hoạt động nhằm giảm thiểu những thao tác thừa.
-
Áp dụng công cụ duy trì năng suất tổng thể (Total productive mantenance - TPM) để đảm bảo sự hoạt động ổn định và hiệu quả của máy móc thiết bị.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện các giải pháp và chuẩn hóa lại công việc:
-
Sử dụng bảng đánh giá các mục tiêu trong quá trình sản xuất (năng suất lao động - số lượng sản phẩm sản xuất trong một đơn vị thời gian, tổng thời gian sản xuất, chu kỳ sản xuất, thời gian đáp ứng khách hàng, tồn kho, …) trước và sau khi thực hiện các giải pháp.
-
Các nhà quản lý cần phải đưa ra tiêu chuẩn mới trong công việc để duy trì hoạt động ở mức sau cải tiến và tiếp tục chu kỳ cải tiến mới.
Mô hình cải tiến sẽ phát huy hiệu quả cao nhất trong các doanh nghiệp nếu áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và triển khai thực hành 5S. Mô hình này là định hướng mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh trong thị trường trong nước và quốc tế.
