3.2 Chiến lược kinh doanh

Theo hướng dẫn của TR Q 0005:2003, Lãnh đạo Tổ chức phải hoạch định được tầm nhìn (viễn ảnh) cũng như chiến lược kinh doanh theo từng yêu cầu cụ thể. Việc phân tích để hoạch định chiến lược kinh doanh cũng được hướng dẫn nhằm hiểu rõ vị thế của Tổ chức trong môi trường kinh doanh, chuẩn mực SP/DV, các đối tượng KH và Thị trường, năng lực của Tổ chức, nhận biết các nhân tố thành công, các nguồn lực và các phân tích rủi ro.

3.3 Hoạch định HTQLCL

Trong phần này, TR Q 0005:2003 hướng dẫn cách làm sáng tỏ tầm vóc và hình dáng của Tổ chức, phạm vi của HTQLCL, khả năng của Tổ chức về mọi nguồn lực về nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, nguồn lực tài chánh, mức độ trưởng thành của Tổ chức. Bên cạnh, TR Q 0005:2003 cũng đề cập đến việc HTQLCL tìm hiểu về nhân lực trong nội bộ Tổ chức, các bên liên quan và KH, các yêu cầu từ xã hội và các môi trường cạnh tranh. Tổ chức sẽ biết cách xác định ưu tiên đối với các yếu tố của HTQLCL bằng cách so sánh các yêu cầu thực hiện chiến lược kinh doanh và duy trì tăng trưởng lâu dài với thực tế có thể được.

3.4 Trách nhiệm của lãnh đạo

Giống như ISO 9001:2000, TR Q 0005:2003 cũng có phần về Trách nhiệm của lãnh đạo, bao gồm cam kết của lãnh đạo, chú trọng vào KH, thiết lập và triển khai chính sách chất lượng với các mục tiêu chất lượng cùng các hoạch định, triển khai kế hoạch thực hiện các mục tiêu chất lượng cùng các tiêu chí để đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng. Tuy nhiên, các hướng dẫn trong TR Q 0005:2003 cụ thể hơn nhiều so với các yêu cầu của tiêu chuần ISO 9001:2000.

3.5 Quản lý nguồn lực

Trong TR Q 0005:2003, việc quản lý nguồn lực bao gồm:

3.5.1 Nguồn nhân lực

TR Q 0005:2003 yêu cầu Tổ chức đánh giá nhu cầu đối với nguồn nhân lực, phân tích hiện trạng về nguồn nhân lực. Trên cơ sở phân tích này, phát triển và thực hiện kế hoạch đáp ứng nhu cầu khả năng nhân sự, phát triển các chương trình giáo dục và đào tạo. Tổ chức phải động viên và huy động sự tham gia của mọi người.

3.5.2 Phát triển khả năng công nghệ của Tổ chức

Theo hướng dẫn trong TR Q 0005:2003, Tổ chức phải đánh giá khả năng công nghệ thích ứng với sản phẩm, lưu ý đến việc quản lý tài sản công nghệ.

3.5.3 Cơ sở hạ tầng và môi trường

Giống như phần cơ sở hạ tầng trong ISO 9001:2000, nhưng hướng dẫn TR 0005:2003 đề cập kỹ hơn về việc quản lý và ngay cả về việc hoạch định các cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc tạo SP/DV phù hợp.

Môi trường bao gồm bầu không khí giúp mọi người phát huy mọi khả năng sáng tạo để đóng góp trong tổ chức và các yếu tố vật chất.

3.5.4 Thông tin

Vì hoạt động của Tổ chức phải linh hoạt, sự thu thập và chọn lựa thông tin cũng như phân tích, áp dụng là rất quan trọng.

Việc thu thập, lựa chọn thông tin và phân tích các thông tin phải liên quan đến KH và thị trường, việc đổi mới và phát triển công nghệ, hoạt động kinh doanh kể cả nguồn nhân lực, trách nhiệm đối với xã hội, các rủi ro, các bên quan tâm.

3.5.5 Hợp tác với đối tác

Từ việc chọn lựa đối tác, đánh giá trên năng lực và khả năng đáp ứng của đối tác đến việc cùng hợp tác để liên tục cải tiến giữa Tổ chức và đối tác được đề cập trong TR Q 0005:2003.

3.5.6 Các nguồn lực khác

Các nguồn lực khác cũng phải được quản lý như các nguồn lực tự nhiên (điện, thời giờ, nước, …), nguồn tài chánh bên trong và bên ngoài Tổ chức cũng như các phương pháp, phương tiện dùng để theo dõi và đo lường cũng phải được quản lý chặt chẽ.

3.6 Tạo Sản phẩm/Dịch vụ

3.6.1 Tiếp thị (Marketing)

Một trong những điểm khác biệt giữa ISO 9001:2000 và TR Q 0005:2003 là trong TR Q 0005:2003 có đề cập thêm phần tiếp thị. Phần này bao gồm: quá trình tiếp thị, đầu ra của quá trình này.

3.6.2 Nghiên cứu và triển khai

Tổ chức cần chú trọng vào các chiến lược công nghệ, thiết kế, triển khai và thiết lập phương pháp quản lý các phần này. Các tiêu chí theo đánh giá hiệu quả của việc nghiên cứu và triển khai được đề cập khá cụ thể.

3.6.3 Hoạch định, Thực hiện, Theo dõi và Đo lường quá trình tạo sản phẩm

Hướng dẫn của TR Q 0005:2003 giúp Tổ chức thiết lập rõ ràng các quá trình tạo SP/DV có ảnh hưởng nghiêm trọng lên thành quả của HTQLCL.Cũng như ISO 9001:2000, thiết lập và tiến hành các phương pháp để theo dõi và đo lường quá trình. Các việc đo lường này phải được xây dựng vào quá trình và được sử dụng để quản lý quá trình. Tuy nhiên, mỗi bước trong phần này đều có các tiêu chí rất rõ ràng, giúp việc thực hiện trong phần này dễ dàng và cụ thể hơn so với ISO 9001:2000.

3.6.4 Phân tích kết quả Theo dõi và đo lường quá trình tạo sản phẩm

Tổ chức phải phân tích kết quả theo dõi và đo lường quá trình tạo sản phẩm và cải tiến liên tục hiệu lực và hiệu quả của các quá trình.Thông tin phải được phân bổ cho người trong Tổ chức ở những thời điểm đều đặn.

3.7 Cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng

3.7.1 Cải tiến liên tục, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.

Thông qua việc theo dõi và đo lường quá trình cung cấp nguồn lực, xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, theo dõi và đo lường quá trình tạo SP/DV, phân tích nhận thức của KH và các bên quan tâm, Tổ chức phải tiến hành tự đánh giá làm cơ hội cải tiến và tiến hành việc cải tiến liên tục các quá trình tạo SP/DV, HTQLCL.

Cũng như trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000, các yêu cầu phải thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa không phải là điều mới lạ đối với Tổ chức.

3.7.2 Đánh giá nội bộ, Xem xét của Lãnh đạo, Đo lường sự thoả mãn của KH, Đo lường sự thoả mãn của Nhân viên/Đối tác.

Rộng hơn ISO 9001:2000, hướng dẫn TR Q 0005:2003 đề cập khá cụ thể các tiêu chí về cách thực hiện các yêu cầu trên. Tổ chức có thể thiết lập các quá trình trên dễ dàng hơn dựa trên các đề mục chi tiết. Một yêu cầu khác hơn là Đo lường sự thoả mãn của nhân viên trong Tổ chức giúp Lãnh đạo đánh giá đúng mức về môi trường cũng như quan hệ và văn hoá trong Tổ chức. Sự thoả mãn của Đối tác giúp duy trì quan hệ hai bên đều có lợi với nhà cung ứng, với cộng đồng cũng như với những người sở hữu Tổ chức.

3.8 Đổi mới HTQLCL

3.8.1 Xem xét quản lý chiến lược

Muốn nhận thức về các thay đổi môi trường và làm quyết định trên nhu cầu đổi mới kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ, Tổ chức và HTQLCL, lãnh đạo phải tiến hành xem xét quản lý chiến lược để đánh giá sự tăng trưởng duy trì được của Tổ chức và đánh giá được nhu cầu đổi mới trong kinh doanh, SP/DV, Tổ chức và HTQLCL.

Việc xem xét quản lý chiến lược là một quá trình, ắt hẳn phải có các yếu tố đầu vào và đầu ra. TR Q 0005:2003 hướng dẫn khá cụ thể về các yếu tố đầu vào và đầu ra, giúp lãnh đạo của Tổ chức biết cách tiến hành.

3.8.2 Tự đánh giá

Việc yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải làm quyết định tiến hành và khởi động việc Tự đánh giá giúp Tổ chức xác định các điểm mạnh, yếu, các cơ hội đổi mới của Tổ chức. Trên cơ sở này mới đánh giá được hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL và sự phù hợp của HTQLCL với yêu cầu tiêu chuẩn và chiến lược kinh doanh.

Quá trình tự đánh giá cũng phải bao gồm việc hoạch định, thiết lập chương trình. Tiêu chí, chọn người đánh giá, phương pháp và thực hiện. Sau khi tự đánh giá, việc theo dõi và tổng kết là một yêu cầu Tổ chức phải tuân thủ.

4. KẾT LUẬN

TR Q 0005:2003 là một hướng dẫn khá chi tiết và cụ thể việc xây dựng và duy trì cách thức quản lý chất lượng vượt quá các yêu cầu theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000, giúp Tổ chức thật sự có khả năng cạnh tranh và đổi mới theo tinh thần của Quản lý toàn diện.

Vũ Thị Tâm và Bùi Hồng Cẩm