Để đáp ứng được các yêu cầu mong đợi của khách hàng và cộng đồng, các doanh nghiệp phải triển khai rất nhiều các hệ thống quản lý các hoạt động của mình. Tuy nhiên, để có thể vận hành, theo dõi và duy trì các hệ thống này, các doanh nghiệp phải tốn rất nhiều công sức và khoản tài chính dành cho các hệ thống này cũng không phải là nhỏ, trong khi lợi nhuận từ hoạt động sản xuất, kinh doanh không phải lúc nào cũng cao. Trong bối cảnh này, việc đưa ra một giải pháp quản lý tích hợp được các hệ thống này là rất cần thiết, và hệ thống CSM 2000 (Quản lý sự phù hợp và chuỗi cung ứng – Compliance and Supply chain Management) đã được tổ chức Ecotex triển khai xây dựng.

QUẢN LÝ SỰ PHÙ HỢP VÀ CHUỖI CUNG ỨNG (CSM) LÀ GÌ ?

Quản lý sự phù hợp và chuỗi cung ứng 2000 (CSM 2000) là một hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý sự tuân thủ của mình với các yêu cầu của khách hàng và bên liên quan, dựa trên những nguyên lý phát triển bền vững. Hệ thống cung cấp cho tổ chức những công cụ nhằm hỗ trợ cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức trong việc đáp ứng các yêu cầu phải tuân thủ phù hợp với hoạt động kinh doanh của tổ chức. Hệ thống CSM kết hợp 5 lĩnh vực cần tuân thủ (đảm bảo chất lượng, hiệu quả hoạt động môi trường, an toàn sức khoẻ, trách nhiệm xã hội và các luật định về thương mại).

Các yêu cầu tối thiểu của hệ thống CSM2000 là điểm bắt đầu cho việc triển khai CSM trong một tổ chức.

Các yêu cầu tối thiểu của CSM có thể kể đến ở đây bao gồm:

Yêu cầu về chất lượng

Sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức cần phải đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khác hàng. Việc tăng cạnh tranh toàn cầu đã dẫn đến sự tăng các yêu cầu của khách hàng liên quan đến chất lượng.

• Tiêu chí được xác định phải phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và nhà thầu đối với các nhóm sản phẩm khác nhau.
• Lập thành văn bản và tuân thủ các luật định liên quan đến sản phẩm được nhập khẩu của các nước nhập khẩu

Yêu cầu về môi trường

• Tuân thủ luật quốc gia/khu vực và các yêu cầu về môi trường
• Ghi lại thành văn bản các yêu cầu pháp luật này cầu với các yêu cầu khác
• Tuân thủ các yêu cầu của khu vực và quốc gia về khí thải và chất thải (rắn/lỏng)
• Lập tài liệu các quá trình sản xuất và các nguyên vật liệu hiện có

Yêu cầu về trách nhiệm xã hội

Lập thành văn bản các yêu cầu pháp luật và luật lệ cần phải đáp ứng của các nước nhập khẩu và sản xuất được liệt kê dưới đây:

• Tuổi làm việc tối thiểu là 14 hoặc lớn hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu của quốc gia, khu vực
• Lập thành văn bản các thông tin cá nhân liên quan đến nhân viên
• Tuân thủ luật lệ quốc gia, khu vực liên quan đến quyền tự do hội họp, các biện pháp kỷ luật.
• Thời gian làm việc cần phải tuân thủ với các yêu cầu của quốc gia/khu vực hay theo tiêu chuẩn ngành công nghiệp
• Lương bổng phải tuân thủ các yêu cầu của quốc gia khu vực và phải được văn bản hoá
• Không phân biệt đối xử đối với nhân viên căn cứ theo quốc tịch, tôn giáo, tín ngưỡng, giới

Yêu cầu về an toàn và sức khoẻ

• Tuân thủ các luật lệ của quốc gia/khu vực về an toàn, sức khoẻ
• Thông tin liên lạc cho nhân viên về khả năng gây nguy hiểm từ quá trình sản xuất, máy móc, nguyên vật liệu thông qua hệ thống bảng tin, biển báo, đào tạo
• Trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo hộ lao động cho nhân viên
• Đánh dấu các khu vực có khả năng gây cháy và cung cấp đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy
• Dán nhãn tất các các nguyên vật liệu có tính độc hại và có kho lưu giữ riêng biệt cho các chất độc hại này
• Đầy đủ các phương tiện sơ cấp cứu, nhân viên được đào tạo, có thể đáp ứng được những tình huống khẩn cấp

Tuy nhiên, bên cạnh đó, tổ chức cần tuân thủ các yêu cầu khác khi cần thiết. Những yêu cầu khác này rất đa dạng tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp cũng như các yêu cầu của các nước nhập khẩu, các yêu cầu của khách hành (qui tắc làm việc hay các nghĩa vụ đề cập đến trong hợp đồng), hoặc có thể là các tiêu chuẩn mà tổ chức đã thực hiện (ISO 9000, ISO 14000) hay bất cứ các yêu cầu về pháp luật nào mà tổ chức phải tuân thủ.

Việc thực hiện hệ thống CSM nhằm đạt được và duy trì hiệu quả hoạt động bền vững và cải tiến liên quan đến các yêu cầu được xác định dựa trên những qui định phải tuân thủ về môi trường, trách nhiệm xã hội và chất lượng, từ đó đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, khách hàng và cộng đồng, và đạt được sự cải tiến bền vững thông qua việc phòng tránh sự không phù hợp.

Quản lý chuỗi cung ứng cũng là đặc điểm chủ yếu của hệ thống CSM 2000. Điều đó có nghĩa là trong trường hợp không phù hợp, tổ chức có thể xác định ngay khu vực gây ra sự không phù hợp mà không cần phải kiểm tra lại toàn bộ quá trình sản xuất, từ đó đưa ra các hành động khắc phục và ngăn ngừa, do đó có thể đạt được hiệu quả về thời gian và chi phí.

LỢI ÍCH CHO DOANH NGHIỆP KHI THỰC HIỆN CSM

Việc thực hiện CSM có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giảm thiểu rủi ro về an toàn, sức khoẻ và môi trường. Việc giảm thiểu rủi ro sẽ dẫn đến những cải tiến trực tiếp về hiệu quả hoạt động. Điều này giúp ngăn chặn những rủi ro lớn về chi phí, giảm những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận như sản phẩm đầu ra không mong muốn. Cách tiếp cận theo hướng kết hợp của CSM đảm bảo cho tổ chức đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh một cách ổn định, định hướng vào khách hàng. Hệ thống CSM 2000 cũng đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu mới của khách hàng cũng như các yêu cầu pháp lý mới của nhà nước và các cơ quan pháp luật. Việc đáp ứng các yêu cầu pháp luật và việc lưu giữ các hồ sơ một cách rõ ràng cũng mang lại nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Những cơ hội kinh doanh này có thể là kết quả của khả năng xâm nhập vào thị trường mới, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp đối với cộng đồng hoặc nhận được những đơn hàng mới do khách hàng biết đến sự tuân thủ của doanh nghiệp. Một số lợi ích và thuận lợi có thể kể đến ở đây:

• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các quốc gia nhập khẩu và nước sản xuất về chất lượng, môi trường, xã hội, an toàn và sức khoẻ
• Công cụ marketing để thu hút khách hàng
• Được thừa nhận bởi các khách hàng lớn trên thế giới (ví dụ Aeon, Adidas, Nike, GAP…)
• Thực hiện hệ thống kiểm soát sự tuân thủ một cách hiệu quả về mặt chi phí

Xác định rõ ràng và chính xác các khu vực cần phải tuân thủ dựa trên nhu cầu của tổ chức và khách hàng

• Quy trình cho các hành động khắc phục và phòng ngừa
• Tạo ra cơ chế kiểm soát hiệu quả hoạt động một cách liên tục
• Linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh và cập nhật các yêu cầu về pháp luật, khách hàng và cộng đồng
• Đơn giản hoá việc lựa chọn nhà cung cấp
• Cải tiến sự liên kết giữa tổ chức với nhà cung cấp và khác hàng của mình
• Đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp luật
• Giảm chi phí liên quan đến bảo hiểm
• Ngăn chặn các rủi ro lớn liên quan đến chi phí
• Giảm đầu ra phi sản phẩm

HƯỚNG ÁP DỤNG CSM TẠI VIỆT NAM

Việt nam hiện đang mở cửa hội nhập kinh tế và tham gia tích cực vào các sân chơi quốc tế như AFTA, WTO... Việc mở cửa giao lưu tạo ra những thuận lợi cũng như thách thức đối với mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh khả năng mở rộng thị trường, nâng cao cơ hội trong việc hợp tác, học hỏi, các doanh nghiệp Việt nam cũng phải chịu nhiều sức ép từ phía khách hàng, áp lực cạnh tranh từ các đối thủ. Một điều thấy rất rõ là hiện nay nhiều doanh nghiệp đang phải quay cuồng với ISO 9001, ISO 14001 rồi sau đó lại là SA 8000, OHSAS 18001... họ không biết phải bắt đầu từ đâu, làm thế nào để thoả mãn các yêu cầu ngày càng đa dạng và khắt khe của khách hàng. Bởi vậy, Hệ thống Quản lý sự phù hợp và chuỗi cung ứng CSM 2000 sẽ là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp Việt nam xác định thứ tự ưu tiên, xây dựng chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu đề ra của khách hàng. Hiện nay, tại Việt nam đã có một số doanh nghiệp ngành may mặc áp dụng xây dựng CSM 2000. Thành công của các doanh nghiệp này sẽ thúc đẩy việc áp dụng phổ biến hơn nữa tại Việt Nam.

Trần Nguyệt Anh và Phạm Trường Sơn

Trung tâm Năng suất Việt Nam