Trước yêu cầu đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và tiến trình hội nhập quốc tế, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước phù hợp với nên kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải tiến hành đồng thời với đổi mới phương thức điều hành, tin học hóa và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước, từng bước làm cho bộ máy hành chính phù hợp với mục tiêu và yêu cầu quản lý của một chính phủ điện tử theo cam kết của Việt Nam trong Hiệp định khung E-ASEAN.
Để đáp ứng xu thế và yêu cầu trên, Tỉnh ủy và UBND tỉnh Đồng Nai giao cho Sở khoa học và Công nghệ xây dựng và nhân rộng hệ thống giải pháp thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính theo mô hình văn phòng điện tử nhằm tạo nền tản cho việc xây dựng chính phủ điện tử tại Đồng Nai trong thời gian tới.
Từ khái niệm của chính phủ điện tử, Sở đã xác định : “ Văn phòng điện tử là văn phòng mà mọi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Sở được thực hiện theo quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc rõ ràng, khoa học. Các quy trình, thủ tục hướng dẫn công việc đó được thực hiện thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin ở trình độ cao để các quyết định quản lý vừa phát huy trí tuệ tập thể với thời gian nhanh nhất, vừa đáp ứng được mục tiêu chất lượng, hiệu quả, chính xác và đúng pháp luật".
Với nhận thức "dẫn đường" trên, Sở đã và đang xây dựng và vận hành Hệ thống theo 4 bước N-E-M-I Office với 3 nhiệm vụ đồng thời sau:
1- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 online với các đặc điểm sau:
- Phạm vi áp dụng: Xây dựng kế hoạch, chương trình, đề tài nghiên cứu triển khai và đánh giá kết quả thực hiện; Thẩm định đủ điều kiện kinh doanh; Phê duyệt hợp đồng chuyển giao công nghệ và thẩm định công nghệ; Quản lý tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; Cấp giấy phép đủ điều kiện sử dụng máy X- quang trong chẩn đoán Y tế; Thanh tra về khoa học - công nghệ; Giải quyết khiếu nại tố cáo trong lĩnh vực hoạt động và quản lý của Sở. Đồng thời khẳng định áp dụng mọi điều khoản của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000, ngoại trừ các điều khoản:
· Điều khoản 7.3 - Thiết kế và phát triển;
· Điều khoản 7.4 - Mua hàng;
· Điều khoản 7.6 - Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
Căn cứ vào phạm vi áp dụng và chức năng của các bộ phận trong Sở, Sở xây dựng và áp dụng được 21 thủ tục, quy trình cho các hoạt động tương ứng và cụ thể cho từng bộ phận.
- Xây dựng hệ thống tài liệu:
+ Để thích ứng với giải pháp trực tuyến, nội dung đầu tiên phải xây dựng là Thủ tục kiểm soát tài liệu, Thủ tục kiểm soát hồ sơ theo yêu cầu của Điều khoản 4.2.3, 4.2.4 của Tiêu chuẩn với nội dung và các bước thực hiện vừa đảm bảo cho sự phù hợp với tiêu chuẩn, vừa phù hợp với yêu cầu vận hành của văn phòng điện tử. Như lẽ thường trước kia theo yêu cầu, Sở phải lập danh sách phân phối tài liệu; theo ISO online, Sở lập danh sách được quyền truy cập tài liệu của hệ thống, hoặc tạo luồng xử lý tài liệu của hệ thống và cấp quyền cho từng bộ phận, cá nhân liên quan theo mã số của từng bộ phận, cá nhân.
+ Các đơn vị soạn thảo các thủ tục, quy định, quy trình kỹ thuật, hướng dẫn công việc theo cấu trúc dưới dạng bookmark nên rất rõ ràng, nội dung ngắn gọn dễ hiểu. Trong quá trình biên soạn được chuyển tải trên mạng đến Lãnh đạo và các thành viên đóng góp ý kiến, tuỳ theo ý kiến mà được chuyển tải theo trình tự của tổ chức hoặc chọn luồng trao đổi trực tiếp.
+ Khi các ý kiến đóng góp vừa chuyển tải thì đơn vị soạn thảo nhận ngay tín hiệu và mọi lúc, mọi nơi đều có thể mở ra xem xét. Trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu, Lãnh đạo luôn theo dõi và chỉ đạo kịp thời.
+ Quá trình soạn thảo tài liệu, phê duyệt, lưu trữ, phân phối, thay đổi đều được tiến hành trực tuyến, dễ dàng nhận biết và lưu giữ hồ sơ đầy đủ. Toàn bộ tài liệu, quy trình của hệ thống được quản lý trên máy chủ của Sở cho phép lãnh đạo có thể phân quyền truy cập đến từng người sử dụng đối với mỗi loại văn bản, tài liệu của hệ thống, đảm bảo tài liệu thích hợp luôn sẵn có ở nơi sử dụng giúp cho quá trình quản lý và vận hành đơn giản và hiệu quả.
+ Mọi tài liệu lỗi thời trong quá khứ được lưu trữ trên máy chủ để có thể dễ dàng tiến hành so sánh sự khác nhau giữa các tài liệu lỗi thời
- Vận hành hệ thống :
+ Thông báo : Toàn bộ các hoạt động được chuyển tải lên mạng để thông báo và chỉ đạo để thực hiện, việc phân quyền xử lý và tạo nên cấu trúc các nhóm làm việc đã thể hiện tính ưu việt trong việc sử dụng công nghệ thông tin trong điều hành hệ thống. Chỉ cần động tác cực kỳ đơn giản là lựa chọn nhóm thì ngay tức khắc các thành viên điều nhận được. Trong quá trình xử lý của từng thành viên, tuỳ theo nội dung mà các ý kiến được thể hiện rất đa dạng như ghi chú, kèm tệp, tạo thêm luồng chuyển tiếp…
+ Các thủ tục, quy định… được được thông báo đến toàn thể cơ quan, việc tiếp nhận và xử lý được thực hiện đầy đủ và chính xác dựa trên cơ sở tạo luồng xử lý trên mạng. Thời hạn, nội dung và người được phân công xử lý được thể hiện đầy đủ, chính xác. Trình tự xử lý không hạn chế bởi không gian vì các luồng xử lý được tải và bảo mật trên mạng nội bộ và mạng riêng ảo.
+ Lưu trữ : Tất cả các hoạt động được tin học hoá theo mô hình văn phòng điện tử, toàn bộ hồ sơ liên quan được lưu trử dưới dạng file ảnh có kèm theo toàn bộ các thông tin liên quan như: Số, ngày, đơn vị phát hành, chủ đề, nơi lưu trữ, thời hạn xử lý, đơn vị xử lý …. Đây là một trong những ưu điểm nổi bật của việc xử dụng công nghệ thông tin áp dụng cho quản trị hồ sơ nói chung và các quy định về ISO nói riêng, đó là một trong những thuộc tính quan trọng của ISO online.
+ Kiểm tra xem xét : Việc thành lập và tiến hành đánh giá nội bộ về việc xây dựng hệ thống được tiến hành nhanh chóng và chính xác. Toàn bộ thủ tục, các quy định… của từng đơn vị được truy cập theo địa chỉ lưu trữ và tải về ngay tức thời.
+ Xem xét của Lãnh đạo: Lãnh đạo xem xét và chỉ đạo toàn diện mọi hoạt động, điều chỉnh ngay những thiếu sót trong xử lý công việc ngay trên từng công đoạn của luồng xử lý. Mọi đề xuất được ghi nhận và chỉ đạo trong ngày.
+ Kết quả hoạt động: Các nội dung của bộ tiêu chuẩn được xây dựng, kiểm soát, đo lường và cải tiến liên tục. Không còn phụ thuộc thời gian và không gian nhưng vẫn thoả mãn đầy đủ 8 nguyên tắc cơ bản của ISO. Tất cả các thủ tục và trình tự giải quyết được công bố đầy đủ trên trang web và các ý kiến đồng góp, khiếu nại được ghi nhận và tạo luồng để xử lý thích hợp.
+ Đo lường đánh giá: Đối với cơ quan hành chính khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 thì nội dung đo lường sản phẩm không đánh giá được do sản phẩm trong quá trình đa số là các thủ tục văn bản hoặc đề xuất kiến nghị. Tuy nhiên khi áp dụng vận dụng văn phòng điện tử đã trở nên công cụ hữu hiệu với nhiều tiêu chí để đo lường đánh giá dựa vào các cơ sở dữ liệu trên luồng xử lý như : Thời điểm tiếp nhận, nội dung yêu cầu, điều kiện thực tế, tính phù hợp trong lựa chọn nội dung và đối tượng chuyển tiếp, kết quả xử lý, sáng kiến và những đề xuất mang tính đột phá… đã được ghi nhận rất chi tiết và từ đó để đánh giá thi đua khen thưởng.
- Cải tiến : Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 trực tuyến là công cụ đa năng giúp cho hoạt động của Sở không ngừng phát triển và hoàn thiện. Chức năng nhiệm vụ và các thủ tục được thiết kế thành những chuyên mục trong trang thông tin điện tử
2- Áp dụng Hệ thống đa phương tiện để thực hiện các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành hướng vào việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO Online: Trang Thông tin điện tử khoa học - công nghệ trên Internet; Quản lý và điều hành văn phòng di động; Quản lý các dự án và đề tài nghiên cứu khoa học; Quản lý cơ sở dữ liệu nền, cơ sở dữ liệu công nghệ và môi trường trên công nghệ hệ thống thông tin địa lý (GIS); Quản lý nhãn hiệu hàng hóa; Quản lý công tác thanh tra; Quản lý công tác khiếu nại, tố cáo; Quản lý tài vụ - kế toán; Quản lý thông tin các nhà khoa học; Quản lý văn bản pháp luật; Quản lý tập san và bản tin khoa học và công nghệ; Quản lý nhân sự; Quản lý cơ sở dữ liệu khoa học và công nghệ nông thôn; Quản lý cơ sở dữ liệu năng lực công nghệ các doanh nghiệp; Xây dựng chương trình đăng ký trực tuyến đối với các hoạt động cung cấp dịch vụ hành chính; Chương trình quan sát, theo dõi, chủ trì hội nghị và chỉ đạo điều hành từ xa …
3- Đào tạo và đào tạo lại CBCC để thích nghi với phương thức làm việc và lối sống điện tử (e-workstyle and e-lifestyle) nhằm đạt mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Online.
Đến nay, Hệ thống không ngừng được nâng cấp hoàn thiện, đặc biệt về công nghệ: từ mô hình chạy trên mạng nội bộ đến tích hợp trong website khoa học, công nghệ trên Internet và thông qua việc ứng dụng công nghệ không dây (wireless) và công nghệ về mạng riêng ảo (virtual private net), mô hình "văn phòng điện tử (e-office)" đã trở thành "văn phòng di động (m-office)". Văn phòng sẵn sàng mở cửa làm việc bất kỳ lúc nào và bất kỳ ở đâu, không phân biệt thời gian và không gian. Mô hình không chỉ là công cụ quản lý điều hành công việc nội bộ của Sở mà còn là công cụ liên thông điều hành và chia sẻ thông tin với 12 điểm thông tin khoa học và công nghệ của 10 xã thuộc 9 huyện của tỉnh Đồng Nai và một số cán bộ lãnh đạo của Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai và Bộ Khoa học và Công nghệ.
Hệ thống tuy đang trong quá trình xây dựng, vận hành từng bước rút kinh nghiệm bổ sung hoàn thiện nhưng kết quả vận hành hệ thống đã mang lại kết quả bước đầu, cụ thể trên các mặt sau:
a) Tiết kiệm giấy mực trong việc in ấn, photocopy nhân bản tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác thông qua qui trình xử lý sau:
- Công văn đến được bộ phận văn thư quét (scan) văn bản vào máy, ghi ý kiến chỉ đạo của Giám đốc và thực hiện cấp quyền - tạo luồng xử lý đến cho những bộ phận, cá nhân cần lấy ý kiến. Những bộ phận, cá nhân được hỏi ý kiến sẽ nhận được ngay thông tin và có trách nhiệm báo cáo ý kiến phản hồi gửi qua mạng cho cán bộ được phân công tổng hợp, đồng thời gửi cho Ban Gíam đốc (BGĐ). BGĐ có thể theo dõi được tiến độ xử lý công việc, ý kiến cụ thể của từng người và kết quả tổng hợp xử lý.
- Công văn đi được người dự thảo gửi tệp tin văn bản cho trưởng bộ phận đồng thời gửi cho các thành viên BGĐ để theo dõi tiến độ xử lý. Trưởng bộ phận sau khi xử lý xong sẽ tạo luồng báo cáo cho Giám đốc, đồng gửi cho các Phó Giám đốc để biết góp ý khi phát hiện nội dung không phù hợp (Trường hợp Giám đốc ký ban hành), hoặc báo cáo cho Phó Giám đốc phụ trách ký ban hành đồng gởi cho Giám đốc và các Phó Giám đốc khác cũng với mục đích tương tự. Trường hợp phát hiện nội dung trong dự thảo văn bản cần có ý kiến trao đổi thêm thì các thành viên trong Ban Giám đốc có thể tạo luồng gởi ý kiến mình đến người có trách nhiệm ký ban hành văn bản.
- Văn bản ban hành được chuyển từ tệp tin text (.doc) sang tệp tin ảnh (.pdf) có đủ chữ ký và dấu cơ quan và được cấp quyền cho các các thành viên Ban Giám Đốc, Trưởng, Phó bộ phận xử lý văn bản, chuyên viên dự thảo văn bản và các bộ phận khác có liên quan lưu giử làm tư liệu trên mạng; đồng thời tích hợp ngay vào mạng CPNet để gửi đến cơ quan nhận văn bản ngoài Sở có tham gia vào mạng CPNet.
b) Giảm bớt thời gian hội hợp bằng việc trao đổi ý kiến ngay trên mạng và họp kiểm điểm công tác trên mạng. Khi phát sinh vấn đề cần thảo luận không phải chờ đến cuối tuần, đầu tuần hoặc triệu tập đủ thành phần, không phải mất thời gian họp giao ban Ban BGĐ, các trưởng phó bộ phận để kiểm điểm công việc định kỳ hàng tuần.
c) Phát huy triệt để qui chế dân chủ cơ sở và thực hiện đầy đủ nguyên tắc tập trung dân chủ cơ quan:
- Các thành viên Ban Giám đốc đều được nắm tất cả hoạt động của cơ quan vì đều được nắm tất cả công văn đến, được tham gia xây dựng tất cả công văn đi từ khi dự thảo đến khi phát hành.
- CBCC đều được thông báo đầy đủ chủ trương, kết quả điều hành của BGĐ, các thông báo chiêu sinh đào tạo... một cách nhanh chóng và triệt để.
- Các thông báo, biên bản họp nội bộ, họp Chi bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, lịch công tác tuần đều được cấp quyền - tạo luồng xử lý đến cá nhân, bộ phận có liên quan.
d) Đảm bảo thông tin đến với CBCC đầy đủ, kịp thời và bắt buộc CBCC phải để mắt đến các thông tin thông báo đến mình thông qua tín hiệu màu sắc của giao diện chương trình.
đ) Giúp cho Giám đốc kiểm soát được tiến độ xử lý công việc của trưởng, phó bộ phận, từng cán bộ công chức, kịp thời đôn đốc các vụ việc bị tồn đọng. Đồng thời kịp thời xem xét các ý kiến, kết quả xử lý các CBCC thông qua tín hiệu màu sắc của chương trình .
e) Giúp cho việc theo dõi kết quả phúc đáp hoặc các tồn đọng của các cơ quan có liên quan khi Sở có yêu cầu đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến hoặc giải quyết yêu cầu quản lý của Sở.
f) Đảm bảo UBND tỉnh và các cơ quan có tham gia vào mạng CPNet nhận, lưu trử, tìm kiếm một cách nhanh chóng các văn bản có liên quan của Sở thông qua sự tích hợp với mạng CPNet.
g) Biểu dương kịp thời gương người tốt việc tốt, những CBCC có thành tích hoặc làm một công việc có chất lượng hiệu quả sẽ được biểu dương và thông báo đến toàn thể CBCC ngay mà không cần phải chờ đến các cuộc họp.
h) Thống kê chính xác kết quả công tác tháng, quí, năm làm căn cứ cho việc bình xét thi đua khen thưởng từng cá nhân, bộ phận trong cơ quan.
i) Xây dựng một hệ thống lưu trữ công văn đi và đến theo từng bộ hồ sơ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng công văn đi, đến một cách thông minh, khoa học. Một công văn đến có yêu cầu giải quyết xong thì kết quả giải quyết ngoài việc lưu ở công văn đi còn tích hợp vào công văn đến để người đọc có thể xem biết cả nội dung yêu cầu của cơ quan ngoài Sở và nội dung xử lý, giải quyết của Sở. Ngược lại một công văn đi của Sở có yêu cầu bên ngoài giải quyết khi có kết quả phúc đáp ngoài việc lưu vào công văn đến còn được tích hợp vào công văn đi để người đọc có thể xem cả yêu cầu và kết quả phúc đáp từ bên ngoài.
j) Giúp cho CBCC giải quyết công việc cơ quan không bị giới hạn về thời gian và không gian thông qua ứng dụng công nghệ mạng LAN không dây và mạng riêng ảo.
k) Tạo điều kiện cho lãnh đạo Bộ, Tỉnh ủy, UBND tỉnh có thể kiểm tra nắm tình hình hoạt động của Sở để chỉ đạo uốn nắn kịp thời.
h) Mở ra khả năng nắm bắt nhu cầu để cung cấp thông tin khoa học và công nghệ cho cã xã vùng sâu, vùng xa kịp thời và phù hợp với đặc điểm từng khu vực.
l) Tạo ra nhu cầu và môi trường cho việc nghiên cứu ứng dụng các mô hình an toàn mạng và thông tin.
m) Góp phần tạo được hiệu ứng cao làm chuyển biến về nhận thức về vai trò và khả năng ứng dụng CNTT trong lãnh đạo các cấp.
Tóm lại, với kết quả bước đầu trong việc thực hiện Hệ thống giải pháp thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính theo mô hình văn phòng điện tử đã hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý của cơ quan hành chính, tạo tiền đề cho việc xây dựng chính phủ điện tử ở Đồng Nai. Tuy nhiên để cuộc hành trình xây dựng chính phủ điện tử ở Đồng Nai có được định hướng và chương trình hành động cụ thể, cần phải được mở rộng tầm nhìn, tích cực trao đổi, học hỏi kinh nghiệm các nhà quản lý, các chuyên gia, các đơn vị CNTT cùng các doanh nghiệp ứng dụng và cộng đồng địa phương. Do đó, một diển đàn Năng suất Chất lượng với qui mô cả nước được tổ chức tại Đồng Nai là cơ hội tốt để Đồng Nai có thêm hành trang hướng tới mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử ở Đồng Nai.
TS. Phạm Văn Sáng
Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai
