Checksheet là một mẫu phiếu mà trong đó các mục cần kiểm tra được in sẵn sao cho dữ liệu có thể được thu thập và sắp xếp một cách dễ ràng, hợp lý và chính xác. Điều này giúp xác địnhđược nguyên nhân vấn đề và là cơ sở giúp cho việc đưa ra các quyết định đúng. Qua đó, tổ chức có thể thực hiện các hoạt động loại bỏ các nguyên nhân gây sai lỗi đã được xác định đồng thời khắc phục và cải tiến quá trình.

Checksheet được sử dụng khi nào?

Checksheet được sử dụng để ghi lại tình trạng hiện thời, hỗ trợ cho việc phân tích nguyên nhân gốc rễ. Đặc biệt trong trường hợp những vấn đề then chốt đã được xác định, khi đó tổ chức cần tập hợp thông tin, dữ liệu nhiều hơn để có thể đi sâu vào việc phân tích, tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề một cách cụ thể.

Sử dụng checksheet như thế nào?

Checksheet nên được thiết kế đơn giản để tiện cho việc sử dụng. Trước khi xây dựng, tổ chức cần xem xét đến phương pháp phân tích mà tổ chức lựa chọn sẽ sử dụng.

1. Tạo dạng Checksheet: nên bao gồm các thông tin chính như sau:

a. Thông tin nguồn:

- Tên dự án

- Địa điểm thu thập dữ liệu

- Tên người thu thập dữ liệu

- Thời gian thu thập (ngày, tuần, tháng, quý,…)

- Những thông tin quan trọng khác

b. Thông tin chi tiết

- Tên của các sai lỗi/sự kiện

- Ngày tháng thu thập

- Tổng mỗi cột

- Tổng mỗi hàng

- Cột/hàng “khác”

Chú ý:

ü Cột/hàng “khác”: Là cột/hàng chứa tập hợp những những sai lỗi khó xảy ra hoặc xảy ra với tần xuất thấp.

ü Nếu phần trăm của cột/hàng “khác” lớn hơn 15% so với phần trăm của tổng số sai lỗi đã được thu thập hoặc nhận được quá nhiều mục sai lỗi thì cần phải tách bớt các mục (có phần trăm sai lỗi xuất hiện lớn) thành các cột/hàng độc lập.

ü Danh sách những sai lỗi có thể xảy ra thường nằm phía bên trái của checksheet

2. Checksheet phải có khả năng đáp ứng những thay đổi trước những yêu cầu.

3. Với những kết quả ghi lại được trong checksheet, tổ chức có thể chuyển các kết quả đó vào trong biểu đồ Histogram hoặc biểu đồ Pareto để làm rõ các nguyên nhân chủ yếu và áp dụng nguyên tắc 80:20.

Sau khi hoàn thành thu thập dữ liệu, tổ chức có cơ sở phân tích và xác định nguyên nhân chính của vấn đề. Việc ghi lại các kết quả này trên biểu đồ Pareto có thể giúp bạn xác định những nguyên nhân loại nào để tập trung những nỗ lực để đảm bảo có những tác động lớn nhất nhằm loại bỏ các nguyên nhân đó.

Các tổ chức có loại hình và quy mô hoạt động khác nhau nên các sai lỗi cũng có đặc thù khác nhau. Bởi vậy, việc sử dụng Checksheet cũng cần rất linh hoạt để đạt được hiệu quả cao nhất.

Ví dụ về checksheet

Bảng dữ liệu thu thập cho thấy loại khuyết tật “quá mờ” xảy ra nhiều nhất và thường xuyên nhất. Sử dụng các công cụ thống kê như Biểu đồ nhân quả, Biểu đồ Pareto để xử lý và phân tích các số liệu đã thu được sẽ góp phần tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng bản copy và giảm số lượng khuyết tật.