Kinh nghiệm áp dụng 5S tại Công ty Thủy điện IALY

Công ty Thủy điện IALY tiền thân là Nhà máy Thủy điện IALY được thành lập ngày 28/02/2000, trụ sở chính tại xã Ialy, huyện Chưpăh, tỉnh Gia Lai. Đến ngày 22/6/2007 chính thức chuyển đổi thành Công ty Thủy điện IALY. Thủy điện IALY là công trình được khởi công đầu tiên (04/11/1993) và có công suất lớn nhất (720MW) trong hệ thống bậc thang trên dòng Sê san. Công ty đảm nhận chức năng quản lý, vận hành 03 nhà máy trên sông Sê san với tổng công suất 1080MW, sản lượng điện bình quân năm 5 tỷ 310 triệu kWh, gồm:

• Nhà máy thủy điện IALY: Công suất 720MW
• Nhà máy thủy điện Sê San 3: Công suất 260MW
• Nhà máy thủy điện Pleikrông: Công suất 100MW

Kể từ khi được thành lập đến nay, ngoài việc liên tục hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế, kế hoạch do Tập đoàn Ðiện lực giao. Công ty luôn chủ động trong việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, phương thức quản lý, điều hành tiên tiến vào quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Năm 2006, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000	Năm 2008, được cấp chứng chỉ Thực hành tốt 5S. Là doanh nghiệp đầu tiên ở miền Trung - Tây nguyên áp dụng công cụ cải tiến năng suất này vào hoạt động quản lý, điều hành sản xuất.	Ngày 12/10/2008 được Liên hiệp các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam bình chọn và trao giải “Top 100 thương hiệu hàng đầu Việt Nam”

Sở hữu nguồn nhân lực với tính chuyên môn hóa cao về điện và cơ khí, cùng với việc áp dụng phương thức quản lý điều hành khoa học, hiện đại cũng như những kinh nghiệm quý báu trong quá trình vận hành, xử lý sự cố thiết bị, định hướng phát triển trung và dài hạn mà Lãnh đạo Công ty xác định và công bố thành chính sách chất lượng là:

• Ðảm bảo cung cấp điện nãng cho nhu cầu của hệ thống điện quốc gia với cam kết: An toàn - Hiệu quả - Chất lượng - Liên tục là nhiệm vụ trọng tâm.
• Ðẩy mạnh hoạt động tư vấn giám sát lắp đặt thiết bị; thí nghiệm, hiệu chỉnh, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên và các hư hỏng khác cho các thủy điện vừa và nhỏ trên phạm vi cả nước, đảm bảo chất lượng, uy tín và giá cả hợp lý là nhiệm vụ chiến lược.
• Hỗ trợ địa phương trong phát triển kinh tế, xói đói giảm nghèo. Quan tâm đến các vấn đề an sinh xã hội, xây dựng doanh nghiệp thành công sở văn hóa điển hình là nhiệm vụ thường xuyên.

Triển khai chương trình 5S tại Công ty

Ý tưởng áp dụng công cụ cải tiến 5S đã được Lãnh đạo Công ty ấp ủ từ đầu những năm 2000 khi đang triển khai vận hành đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong toàn doanh nghiệp. Nhận thấy tính bức bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý điều tiết ở tầm vi mô nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên thì 5S là mục tiêu phải hướng đến. Được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn, Lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích tiếp cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S. Công ty đã lập ra một kế hoạch triển khai như sau:

• Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện hiện tại có thể đáp ứng các yêu cầu của 5S đến đâu và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để hướng đến tiêu chí của 5S
• Xây dựng Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S, chỉ định cán bộ điều phối dự án 5S
• Thiết kế các bảng tin, tranh cổ động, khẩu hiệu về 5S treo, để tại các vị trí để tuyên truyền nhận thức 5S cho cán bộ công nhân viên
• Biên soạn, công bố, hướng dẫn áp dụng tài liệu cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ với sự hưởng ứng tham gia của mọi người
• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá 5S. Tiến hành đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực theo tiêu chí đánh giá và do Ban chỉ đạo tiến hành
• Lập kế hoạch khắc phục, cải tiến và kiểm tra các điểm chưa phù hợp sau mỗi lần đánh giá
• Ghi nhận, khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích duy trì và cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S/Kaizen trong công ty.

Việc triển khai 5S được tiến hành tại các hạng mục/khu vực sau:

• Các văn bản, chính sách hỗ trợ, quy định việc triển khai và duy trì 5S
• Khu vực văn phòng (đối tượng chính là hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng)
• Khu vực sản xuất (đối tượng chính là máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc, xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC)
• Khu vực kho (đối tượng chính là các vật tư, quản lý kho)
• Khu vực chung (phòng họp, nhà ăn, hành lang, nhà vệ sinh, …)
• Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ, …)

Với một phạm vi rộng lớn như vậy, để đảm bảo tính khả thi, lãnh đạo Công ty và Ban điều hành đã áp dụng chu trình quản lý chất lượng PDCA: Plan (Lập kế hoạch) - Do (Triển khai thực hiện) - Check (Kiểm tra kết quả) - Act (Hành động cải tiến) để kiểm soát tiến độ. Theo đó, mọi hoạt động đều được lập thành kế hoạch chi tiết với từng nội dung công việc, người phụ trách, người phối hợp, nguồn lực, thời điểm bắt đầu, kết thúc với từng thanh ngang tiến độ cụ thể. Bản kế hoạch này được công bố đến các khu vực và đặt ở một vị trí thích hợp để những người có trách nhiệm luôn kiểm soát và đánh giá từng nội dung công việc. Nhờ vậy, mọi trục trặc gặp phải đều được xử lý, những chậm trễ hay tắc trách đều nhanh chóng được khơi thông.

Trong quá trình triển khai, Ban 5S luôn chủ động giúp đỡ các đơn vị xác định và giải quyết các khó khăn về vật chất và tinh thần, lập kế hoạch và trình lên Lãnh đạo phê duyệt các cách thức xử lý. Đặc biệt, việc áp dụng triệt để các nguyên tắc Quản lý trực quan đã giúp cán bộ công nhân viên của Công ty sắp xếp dụng cụ một cách khoa học, hướng dẫn thao tác rõ ràng, nhận biết các cảnh báo trong công việc một cách nhanh chóng để kịp thời xử lý. Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các bảng tin chia sẻ (góc 5S). Qua 7 tháng thực hiện với 6 bước tiến hành (xem phần các bước triển khai 5S), đến tháng 4 năm 2008, lần đầu tiên, Công ty được các chuyên gia của Hội đồng Đánh giá Thực hành tốt 5S đánh giá đạt 505 điểm trên tổng số 600 điểm tại các khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,8% và vượt mức yêu cầu xét cấp chứng chỉ (70%) là 13,8%, trở thành doanh nghiệp miền Trung đầu tiên áp dụng thành công công cụ 5S và đạt chứng chỉ Thực hành tốt 5S.

Ông Masahiro Ikeda, chuyên gia JICA về đánh giá 5S đã nhận xét: “Thủy điện IALY là hình mẫu trong việc tiếp cận và áp dụng công cụ cải tiến năng suất Kaizen/5S trên phạm vi rộng”. Tại Hội nghị Cán bộ quản lý chất lượng lần thứ IV được tổ chức tại Đà Nẵng, Giám đốc Công ty Thủy điện IALY báo cáo về kinh nghiệm từ mô hình điển hình áp dụng thành công 5S. Gần 200 cử tọa là các doanh nhân khu vực Miền Trung đã chăm chú lắng nghe những kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực này. Từ cơ sở lý luận và những hình ảnh minh họa, bài tham luận "Kinh nghiệm áp dụng 5S của Công ty Thủy điện IALY" đã thu hút sự quan tâm và sự tán thành của khán giả. Để chứng minh cho hiệu quả duy trì hoạt động 5S, trong lần đánh giá thứ hai để gia hạn hiệu lực chứng chỉ Thực hành tốt 5S vào tháng 5 năm 2010, tỷ lệ điểm của Công ty đã vượt tỷ lệ của lần đánh giá đầu tiên và đạt 85.4%. Phát biểu tại cuộc họp bế mạc, ông Ogawa Ryohei chuyên gia kỹ thuật của JICA nhận xét “Việc tuân thủ các chuẩn mực về 5S của Công ty Thủy điện IALY như hiện nay là điển hình ở Việt Nam và có thể so sánh ngang bằng với các doanh nghiệp Nhật Bản”. Đặc biệt là việc thực hiện đầy đủ cam kết của Lãnh đạo doanh nghiệp trong việc áp dụng đồng bộ, duy trì thường xuyên và cải tiến liên tục các hệ thống quản lý chất lượng như: ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025:2005 và Kaizen/5S đang được vận hành tại Công ty.

Mặc dù phạm vi quản lý rộng, các khu vực nằm rải rác, nhiều vị trí đặt để thiết bị, hàng hóa (như kho vật tư) hay dễ phát sinh dầu mỡ, rác thải như xưởng gia công cơ khí…nhưng nhờ ý thức và tần suất thực hiện việc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ… khá tốt của CBCNV nên các chuyên gia đã tìm thấy nhiều điểm phù hợp tại đây. Bên cạnh đó, hoạt động cải tiến cũng được CBCNV thực hiện và mang lại những hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu suất lao động và cải thiện môi trường làm việc. Cơ chế động viên khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích, áp dụng chế tài với những trường hợp không tuân thủ được Lãnh đạo Công ty duy trì thực hiện nghiêm túc nên đã tạo được động lực cho người lao động.

Hiệu quả từ 5S

Thật ra, để có được những gì như hôm nay, Công ty Thủy điện IALY phải trải qua cả một quá trình chung tay xây dựng và gìn giữ của mọi người. Hiệu quả mà Kaizen/5S mang lại chính là tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoa học, hệ thống và hoàn thiện hơn. Cái hiện hữu và rõ ràng mà mọi người đều nhìn thấy chính là môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn. Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng. Điều này đồng nghĩa với tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức mà vốn dĩ trước đây vô tình bị đánh mất do chính những hoạt động không chuẩn tác của mình. Kho vật tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thông thoáng, hài hòa hơn. Những phòng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ. Khu vực xung quanh quang đãng và đẹp mắt. Nơi sản xuất được bài trí gọn gàng, khoa học và nhiều thứ nữa đã hình thành nên một công nghệ môi trường tại Công ty.

Kinh nghiệm từ chính đất nước Nhật Bản, quốc gia khởi xướng và truyền bá 5S đã chứng minh rằng: một số doanh nghiệp, tổ chức sau thời gian áp dụng 5S do chỉ chú trọng đến Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ vào thởi gian đầu mà bỏ quên 2S còn lại là Săn sóc và Sẵn sàng nên chỉ một thời gian mọi thứ lại hoàn như cũ. Do vậy Kaizen/5S mà Công ty xây dựng cho đến giờ mới chỉ là khởi đầu cho một chặng đường dài về sau. Điều quan trọng và cần thiết lúc này là mỗi người hãy duy trì và thực hiện thói quen 5S theo đúng như khẩu hiều của Công ty là Kaizen/5S - Mọi người – Mọi ngày – Mọi nơi. Bởi lẽ sự hưởng ứng và tham gia của mọi người là nhân tố quyết định thành công, như ai đó đã từng nói: "Để cho bếp luôn đỏ lửa thì mỗi người hãy bỏ vào đó những que củi".

Một số hình về thực hành tốt 5S tại Công ty Thủy điện IALY

Khu vực	Hình ảnh minh họa
YÊU CẦU CHUNG KHI TRIỂN KHAI 5S	Hoạt động tuyên truyền 5S được duy trì thông qua các poster 5S và các bản tin 5S trên trang web của công ty.
KHU VỰC VĂN PHÒNG	File hồ sơ được sắp xếp khoa học và có danh mục tài liệu cho các ngăn. Hồ sơ trong từng file được liệt kê rõ ràng và đánh số trong danh mục.
KHU VỰC SẢN XUẤT	Xưởng tubin được vệ sinh tốt. Dụng cụ làm việc xưởng cơ khí sắp xếp khoa học.
KHU VỰC KHO	Sơ đồ kho chi tiết, lấy vật tư nhanh. Lối đi trong kho được kẻ vạch rõ ràng và không bị lấn chiếm.
KHU VỰC CHUNG	Hành lang, cầu thang thông thoáng, sạch sẽ, bài trí đẹp. Khu vực được phép hút thuốc được quy định rõ ràng.
KHU VỰC XUNG QUANH	Khu vực để xe được kẻ vạch quy định vị trí. Khu vực sân sạch sẽ, rộng rãi và nhiều cây xanh.

Nguồn: Bài được đăng trong Sổ tay Thuật ngữ về năng suất chất lượng của VPC