Nguyên tắc 80:20 được Vilfredo Pareto (1848-1923) – nhà kinh tế học người Ý – khám phá ra năm 1897 khi ông tình cờ nghiên cứu những quy luật về của cải và thu nhập ở nước Anh thế kỷ XIX. Ông nhận thấy, theo mẫu nghiên cứu, hầu hết lượng thu nhập và của cải về tay một nhóm người thiểu số.

Vào đầu những năm 50 của thế kỷ 20, Giáo sư người Mỹ Joseph Juran đã tiếp tục ứng dụng và khám phá nguyên tắc 80:20 này trong cuộc đi tìm chất lượng cao cho sản phẩm. Ông đã gọi khám phá của mình là “Nguyên tắc Pareto” (hay còn gọi là nguyên tắc 80:20). Chính nguyên tắc 80:20 này đã trở thành linh hồn cho cuộc cách mạng chất lượng toàn cầu. Đồng thời ông cũng đưa ra thuật ngữ “Số ít trọng yếu - vital few” – để đề cập đến số lượng lượng nhỏ các nguyên nhân nhưng lại có những tác động lớn đến kết quả” và “Số nhiều hữu ích - useful many” – để đề cập đến tất cả các yếu tố khác và những yếu tố này giải thích nguyên nhân gây ra phần tác động nhỏ hơn”.

Nguyên tắc 80:20

Nguyên tắc 80:20 khẳng định rằng một thiểu số: nguyên nhân, “nguyên liệu đầu vào” hoặc công sức thường dẫn đến đa số những kết quả, “sản phẩm đầu ra” hoặc những thành quả. Điều này có thể được minh họa như sau:

80% lỗi/khuyết tật do 20% nguyên nhân có thể gây ra
80% ngân sách chi cho thiết bị đến từ 20% mặt hàng
80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng
80% phàn nàn từ 20% sự phục vụ của tổ chức
80% thời gian của y tá dành cho 20% bệnh nhân
80% những quyết định đưa ra trong buổi họp đến từ 20% của thời gian họp
80% cải tiến đến từ 20% nhân viên.

Con số 80, 20 không có nghĩa là đúng hoàn toàn, ở đây Juran muốn nói đến: Chúng ta cần tập trung vào các vấn đề “Vital few – Số ít trọng yếu” (nằm trong 20%) để đưa ra các biện pháp giảm thiểu sai lỗi, cải tiến những vấn đề quan trọng nhất liên quan đến chất lượng sản phẩm.

Biểu đồ Pareto là một công cụ kiểm soát chất lượng và được minh họa bằng đồ thị cột, thể hiện mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.

Pareto được sử dụng khi nào?

Pareto được sử dụng để phân tích các nguyên nhân của vấn đề, đồng thời giúp xác định nhanh chóng các nguyên nhân chính theo hướng trực tiếp.

1. Cấu trúc và cách xây dựng biểu đồ Pareto

Cấu trúc biểu đồ Pareto bao gồm:

- Các biến số trên trục hoành:

+ Khuyết tật: Loại lỗi, chi tiết loại lỗi

+ Con người: Nhóm người vận hành, độ tuổi , tên nhân viên…

+ Thiết bị: tên thiết bị, tên cấu trúc, tên độ chính xác

+ Phương pháp: tên phương pháp thao tác, các điều kiện nhiệt độ/áp suất/tốc độ/điện áp

+ Nguyên vật liệu: Tên thầu phụ, tên nhà cung ứng

+ Thời gian: Giờ làm việc/ngày/tuần/tháng/năm/mùa

- Các biến số trên trục tung:

+ Tiền tệ: chi phí nhân công, tổng hợp, số lượng bán, mức hao hụt, giá vật tư…

+ Chất lượng: số khuyết tật/sai lỗi, tỷ lệ loại bỏ, số lần khiếu nại, số sản phẩm bị trả lại/làm lại

+ Thời gian: số thời gian làm việc, thời gian rỗi, thời gian lưu kho/kiểm tra sản phẩm hỏng

+ An toàn: Số tai nạn, số thiệt hại,…

+ Văn hóa: Tỷ lệ tham gia, số sáng kiến đề xuất…

- Các cột (thể hiện độ lớn của các biến trên trục hoành)

- Đường phần trăm tích lũy

Xây dựng biểu đồ Pareto

Bước 1: Xác định phạm vi vấn đề mà tổ chức muốn có nhiều thông tin hơn về các lỗi có thể xảy ra

Bước 2: Lựa chọn những nguyên nhân hoặc những vấn đề cần được xem xét.

Chú ý: Có thể sử dụng kết hợp với biểu đồ Nhân quả hoặc Brainstorming – Huy động trí não tập thể.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị đo lường có ý nghĩa nhất có liên quan đến vấn đề của tổ chức

Ví dụ: Tần suất hoặc giá cả

Bước 4: Thu thập số liệu có các loại vấn đề khác nhau (Sử dụng Checksheet).

Bước 5: Lập bảng tính: Xác định tổng số lỗi/khuyết tật cho mỗi loại vấn đề và tổng số của tất cả các lỗi/khuyết tật của tất cả các vấn đề

Tính % lỗi/khuyết tật cho mỗi loại vấn đề khác nhau và cộng lũy tiến

Chú ý: Nếu có nhiều vấn đề không thường xảy ra hoặc xảy ra với tỷ lệ nhỏ (<10%) và tổng của chúng (<15%) thì tập hợp những vấn đề đó lại trong một cột gọi là cột “khác”.

Bước 6: Sắp xếp theo số lượng hoặc tỉ lệ % của lỗi/khuyết tật từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Bước 7: Vẽ biểu đồ

a. Vẽ và ghi nhãn lên trục hoành:

- Chia thành các phần bằng nhau

- Liệt kê tên những lỗi/khuyết tật từ lớn nhất đến nhỏ nhất, đi từ trái sang phải

b. Vẽ và ghi nhãn lên trục tung bên trái

- Chia tổng lũy tiến của lỗi/khuyết tật thành các phần bằng nhau.

c. Vẽ và ghi nhãn lên trục tung bên phải

- Ghi % lũy tiến từ 0% đến 100% tương ứng với tổng lũy tiến của lỗi/khuyết tật

Bước 8: Vẽ các cột biểu đồ thể hiện số lượng lỗi/khuyết tật của mỗi một vấn đề

Bước 9: Vẽ đường cong Pareto (thể hiện tổng % tích lũy)

Bước 10: Tiêu đề của biểu đồ

2. Phân tích Pareto

Mục tiêu của phân tích Pareto là phân tách các lỗi/khuyết tật của vấn đề làm hai loại: “Vital few” và “Useful many”. Và để làm được điều này, tổ chức phải xác định được điểm đứt gãy trên đường tổng phần trăm tích lũy của biểu đồ Pareto.

Trong thực tế, việc xác định điểm đứt gãy của đường cong Pareto trong nhiều trường hợp là không rõ ràng, khi đó ta có thể áp dụng nguyên tắc 80:20.

Nguyên nhân chính của vấn đề được xác định là cột cao nhất trong biểu đồ Pareto, sau đó đến các nguyên nhân thứ 2, 3,… tương ứng với độ cao của cột tiếp theo.
Sau quá trình thực hiện các biện pháp loại bỏ lỗi/khuyết tật và cải tiến, đường cong Pareto “mới” được vẽ trên cùng một biểu đồ với đường Pareto “gốc”. Điều này giúp chỉ ra những tác động của sự thay đổi.
Số liệu thu thập của các vấn đề hoặc nguyên nhân giống nhau nhưng lại đến từ các địa điểm, thiết bị,… khác nhau phải được thể hiện trong các biểu đồ Pareto sát cạnh nhau. Đối với đơn vị đo lường của các vấn đề hoặc nguyên nhân giống nhau, ví dụ: tần suất, giá cả,… phải được sắp xếp lần lượt.

Chú ý:

Pareto là một trong những công cụ kiểm soát chất lượng mạnh nhất đối với dữ liệu thực tế hơn là những quan điểm, phỏng đoán.
Những vấn đề xảy ra thường xuyên nhất không phải luôn là quan trọng nhất. Bởi vậy, tổ chức phải luôn xác định: Những gì tác động lớn nhất tới những mục tiêu kinh doanh và khách hàng của tổ chức.
Tổ chức có thể đạt được nhiều tác dụng hơn nữa từ việc sử dụng biểu đồ Pareto, sau khi đã hoàn thành việc thực hiện biểu đồ Nhân quả đối với các nguyên nhân cần được giải quyết trước tiên.

3. Ví dụ: Nghiên cứu sản phẩm đúc bị lỗi